Administrar su tiempo: cómo priorizar sus tareas

Priorizar las tareas:

La capacidad de elegir y completar tareas en el orden de importancia es altamente deseable y más desafiante para algunos tipos de negocios que otros.

Para elegir las tareas, debe conocer tantas tareas y proyectos como ocean posible. Para hacer esto, cada sesión de planificación debe tener una lista.

¡Debes tener una lista!

Haga una lista de todas sus tareas, luego califíquelas y vuelva an enumerarlas en orden. Entonces puedes programarlos.

Cuando todas las tareas y proyectos child calificados, utilize estos filtros adicionales para priorizar:

• Imagine las consecuencias de eliminar la tarea. – Este ejercicio a menudo eliminará algunas tareas innecesarias por completo.

• Decida si cada tarea debe realizarse en horario de máxima audiencia o secundaria.

• Determine quién será afectado por la tarea.

Ahora decrease tu lista

Hasta que podamos clonarnos efectivamente para estar en más de un lugar a la vez, la mayoría de nosotros necesitamos reducir nuestra carga de trabajo.

Stakes de comenzar a priorizar, considere estos criterios de eliminación de tareas:

¿Esta tarea o proyecto tiene sentido?

Cada tarea que hagas primero debe pasar este punto de referencia.

Tienes metas, prioridades y objetivos. ¿Contribuye cada tarea a tu scene general? Calcule cuánto tiempo tomará cada tarea y luego envision lo que haría con el tiempo si la tarea se cancelara. Aunque no siempre es posible, todo lo que haga debe contribuir a sus objetivos.

¿Por qué es urgente la tarea?

Si bien la urgencia debería ser una forma de pensar de los negocios, la urgencia también debería cuestionarse: implacablemente.

¿La urgencia solo apacigua an otra persona?

¿Qué ha causado la urgencia? Muchas situaciones urgentes han sido causadas por errores. La determinación de la causa de la urgencia puede eliminar o posponer una tarea y conducir a medidas de prevención de interrupciones y errores.

Algunas tareas aparentemente imperativas no child urgentes en absoluto. Los clientes pueden estar haciendo demandas que child innecesarias.

Verifique con todas las partes involucradas.

El calificador de delegación

¿Eres la única persona que puede manejar la tarea?

Algunas veces puedes serlo, pero muchas veces otra persona puede actuar por ti. Delegue todo lo posible para liberar su horario.

¿De qué otra forma se podría hacer la tarea?

¿Estás utilizando tecnología?

¿Podría una cita en persona ser una llamada telefónica?

Las conferencias telefónicas pueden descartar viajes y ahorrar una gran cantidad de tiempo.

¿Podría enviar un correo electrónico en lugar de llamar?

El correo electrónico se puede hacer en sus términos cuando lo desee. Tendrá tiempo para articular mejor en comparación con la conversación telefónica en vivo. El tiempo puede desperdiciarse y las ventas se pierden al dejar mensajes telefónicos para las personas. El correo electrónico elimina la etiqueta del teléfono.

¿Se puede diseccionar la tarea?

¿Hay partes del trabajo que se pueden delegar, eliminar o posponer?

¿Cuál es el costo de excluir una tarea?

Roughage muchos trabajos durante el día que en realidad no vale la pena hacer. Aplicar la cifra en dólares al considerar cancelar una tarea es otra medida del valor de la tarea.

Las medidas del valor de la tarea

Dinero – ¿Cuánto vale la tarea?

Tiempo: ¿cuánto tiempo tomará?

Efecto: completado versus cancelado

Eficacia: ¿Cuál es la forma más efectiva de realizar la tarea?

Contribución a tus objetivos

Reemplazo – (¿Qué podría hacerse con el tiempo?)

División: dividir la tarea en partes

Cuándo: ¿Se puede realizar la tarea igual de bien en la secundaria?

Un gran truco para priorizar es dar a cada tarea un plazo.

Dale a las tareas una fecha límite.

Si bien muchos propietarios de PYMES definen una hora de inicio para proyectos y tareas cuando planifican, no establecen una fecha límite. Tener una fecha límite clara hace que las tareas sean más fáciles de priorizar.

Priorizar mientras se planea es fácil. Tienes tiempo para pensar Priorizar mientras se trabaja es un poco más desafiante.

Priorizando las Interrupciones

Si bien la mayoría de las personas está familiarizada con la priorización de tareas, pocas personas priorizan sus interrupciones.

Por lo tanto, pocas personas han definido los tipos de eventos que los interrumpen.

Definir tipos de interrupción

Para tomar el control de su tiempo, debe minimizar las interrupciones. Muchos propietarios de PYME describen sus puestos como administradores y definen la gestión como "apagar incendios" o resolver problemas. Si bien tener una definición de trabajo para usted es un gran comienzo, la mayoría de los propietarios no han definido ni clasificado estos problemas. Simplemente atrapan cada pelota lanzada hacia ellos. La cola a menudo menea al perro.

Piensa en cómo te interrumpen desde tu OUT o tu trabajo productivo. Haga una lista de cada tipo de interrupción que haya experimentado en los últimos tres meses.